Comunicaciones y firma
Comunicaciones y firma electrónica integradas
Sttok envía por email las convocatorias y las notificaciones a socios y consejeros, con su certificado de envío. Los documentos se firman con DocuSign sin salir de Sttok, las firmas se colocan solas encima de cada nombre y lo firmado queda archivado en la documentación de la sociedad. Todo queda registrado.
ISO 27001 · Bureau VeritasRGPDDatos cifrados en la UE
Más de 250 clientes llevan su registro en Sttok
Cómo funciona
Comunicar, firmar y archivar, en la misma plataforma
Sin saltar entre el correo, la herramienta de firma y las carpetas: cada paso queda en la sociedad a la que pertenece.
- 01
Comunicar
Convocatorias, avisos y recordatorios a socios y consejeros, por email y con el remitente y el logo de la sociedad. Cada envío lleva su certificado: a quién, cuándo y con qué resultado.
- 02
Firmar
Actas, certificaciones y cualquier documento se mandan a firmar con DocuSign. Sttok propone a los firmantes y coloca las firmas encima de cada nombre. Cada firmante firma desde el ordenador o el móvil.
- 03
Archivar
Sttok muestra quién ha firmado y quién falta. Lo firmado queda en la documentación de la sociedad y el acta, en el libro de actas, sin subirlo a mano. El registro guarda cada envío y cada firma con su fecha y hora.
Cómo funciona la firma electrónicaCómo funcionan las comunicaciones
Qué incluye
Todo lo que se comunica y se firma, en la sociedad
Comunicaciones y firma
Comunicaciones por email y firma electrónica integradas, con archivo automático en la documentación.
- Comunicaciones certificadas
- Convocatorias y avisos por email a socios y consejeros, cada uno con su estado y su certificado de envío.
- Remitente propio
- Las comunicaciones salen con la firma de correo y el logo de la sociedad.
- Recordatorios
- Un recordatorio a quien no ha respondido a la convocatoria o no ha firmado.
- Firma electrónica
- Actas, certificaciones y cualquier documento, firmados con DocuSign sin salir de Sttok. Incluida en los planes Avanzado y Pro.
- Colocación automática de firmas
- Sttok busca el nombre de cada firmante en el PDF y pone su firma encima.
- Seguimiento de cada firma
- Quién ha firmado y quién falta, con el plazo de cada sobre.
- Archivo automático
- Lo firmado queda en la documentación de la sociedad y el acta, en el libro de actas.
- Registro de envíos y firmas
- Cada envío, delegación, voto y firma, con su fecha y su hora, sin poder borrarse.
Casos habituales
Situaciones habituales al comunicar y firmar
Hay que convocar la junta
Envía la convocatoria por email a cada socio y a sus representantes, con su certificado de envío y recordatorios a quien no responde.
Ver cómoEl acta tiene que firmarse
Manda el acta y la certificación a firmar con DocuSign al presidente y al secretario, y las archiva firmadas en el libro de actas.
Ver cómoSe reparte un dividendo
Comunica el pago a todos los socios a la vez, en nombre de la sociedad, y guarda la prueba de cada envío.
Ver cómoToca convocar el consejo
Envía la convocatoria a cada consejero con su documentación y una cita de calendario.
Ver cómoHay que firmar un PDF con varias personas
Coloca solas las firmas encima de cada nombre y sigue quién ha firmado y quién falta.
Ver cómoAlguien dice que no recibió la convocatoria
El certificado de envío y el registro dicen a quién se mandó, cuándo y si se entregó.
Ver cómo
| Situación | Qué hace Sttok | Más información |
|---|---|---|
| Hay que convocar la junta | Envía la convocatoria por email a cada socio y a sus representantes, con su certificado de envío y recordatorios a quien no responde. | Ver cómo |
| El acta tiene que firmarse | Manda el acta y la certificación a firmar con DocuSign al presidente y al secretario, y las archiva firmadas en el libro de actas. | Ver cómo |
| Se reparte un dividendo | Comunica el pago a todos los socios a la vez, en nombre de la sociedad, y guarda la prueba de cada envío. | Ver cómo |
| Toca convocar el consejo | Envía la convocatoria a cada consejero con su documentación y una cita de calendario. | Ver cómo |
| Hay que firmar un PDF con varias personas | Coloca solas las firmas encima de cada nombre y sigue quién ha firmado y quién falta. | Ver cómo |
| Alguien dice que no recibió la convocatoria | El certificado de envío y el registro dicen a quién se mandó, cuándo y si se entregó. | Ver cómo |
Lo que dicen nuestros clientes
Empresas que convocan, comunican y firman con Sttok.
“Sttok nos ha permitido digitalizar y automatizar toda la gestión societaria, desde la celebración de consejos de administración hasta el mantenimiento del libro registro de socios, garantizando la máxima seguridad jurídica en todos nuestros procesos corporativos.”
“Sttok ha sido una herramienta clave para la gestión de nuestro Captable y Juntas de Socios. Nos ha permitido automatizar tareas manuales y ahorrar tiempo en la generación de documentos y firmas electrónicas.”
Cifras
Sociedades que ya llevan su registro en Sttok
- clientes
- +250
- sociedades gestionadas
- +500
- socios y accionistas
- +250.000
- en equity bajo gestión
- +20.000 M€
Más de 250 clientes gestionan más de 500 sociedades. La media de dos sociedades por cliente refleja el perfil de grupo de quienes usan Sttok.
FAQ
Preguntas frecuentes sobre comunicaciones y firma
¿Hace falta tener una cuenta de DocuSign aparte?
No. La firma con DocuSign está integrada en Sttok: el documento se manda a firmar desde la propia sociedad y cada firmante recibe el correo de DocuSign.
¿En qué planes está incluida la firma electrónica?
En los planes Avanzado y Pro. Las comunicaciones por email y su certificado de envío están en todos los planes.
¿Los correos llegan en nombre de la sociedad?
Sí. Las comunicaciones salen con la firma de correo y el logo de la sociedad, y el destinatario ve a quién responder.
¿Qué recoge el certificado de envío?
A quién se envió, cuándo y con qué resultado: entregados y rebotados. Lo emite Sttok con el registro de cada envío, y se descarga en PDF.
¿Hay que colocar las firmas a mano en cada documento?
No. Los documentos que genera Sttok, como el acta, ya saben dónde firma cada persona. En un PDF propio, Sttok busca el nombre de cada firmante y pone su firma encima; si no lo encuentra, lo dice y se coloca a mano.
¿Dónde queda lo firmado?
En la documentación de la sociedad, junto a la junta, el consejo o la operación de la que sale. El acta firmada pasa al libro de actas con un clic.
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