Firma electrónica de actas y documentos societarios
Sttok envía a firma electrónica las actas de consejo y de junta, las cuentas anuales y los contratos de la sociedad. Cada envío es un sobre con su documento, sus firmantes y un plazo. La pantalla Firmas muestra qué sobres siguen pendientes, quién falta por firmar y cuándo caducan. La firma electrónica está incluida en los planes Avanzado y Pro.
Los estados de un sobre
| Estado | Cuándo se da | Qué se puede hacer |
|---|---|---|
| Pendiente | Faltan firmas y el plazo sigue abierto | Recordar a los pendientes, ampliar el plazo o cancelar el sobre |
| Completado | Han firmado todos | Descargar el documento firmado con el certificado de firma |
| Expirado | Venció el plazo sin todas las firmas | Reenviar con plazo nuevo, recordar o cancelar |
| Rechazado | Un firmante se negó a firmar | Reenviar como sobre nuevo, recordar o cancelar |
| Cancelado | La sociedad lo anuló, con su motivo | Consultar el historial |
Cómo se hace
- En Firmas se pulsa Nueva firma. El alta tiene tres pasos: El documento, Quién firma y Revisión.
- Se sube el PDF y se indican el asunto y el tipo: acta de consejo, acta de junta, cuentas anuales, contrato u otro documento. Si es un acta, se elige la sesión de la que sale.
- Se eligen los firmantes y su papel. En un acta, Sttok propone al presidente y al secretario de la sesión. Se fija el plazo: 15, 30 o 60 días.
- Se pulsa Enviar a firmar. Cada firmante recibe un correo con el enlace al documento. El sobre queda pendiente hasta que firmen todos o venza el plazo.
- La ficha del sobre muestra el estado de cada firmante: sin abrir, lo ha abierto, firmó o rechazó. Desde ahí se envían recordatorios, se amplía el plazo o se cancela el sobre.
El presidente no ha firmado el acta del consejo
La columna Pendiente de dice quién falta en cada sobre. Desde la ficha del sobre se envía un recordatorio a los pendientes. Cada recordatorio queda en el historial del sobre con su fecha.
Mientras falte la firma, el consejo del que sale el acta sigue figurando como pendiente de firma. La ficha del sobre lo indica y enlaza a esa sesión. El libro de actas recoge el acta cuando el sobre se completa.
El plazo venció con una firma pendiente
El sobre pasa a expirado y la cifra Caducados de la cabecera lo cuenta. Con Reenviar, el mismo sobre recibe un plazo nuevo contado desde hoy. Las firmas ya recibidas se conservan y quienes faltan reciben otra vez el enlace.
Si un firmante rechaza el documento, su motivo aparece en la ficha con su nombre y la fecha. Reenviar crea un sobre nuevo con el mismo documento y los mismos firmantes, sin volver a teclear nada.
Las cuentas anuales necesitan la firma de todos los administradores
En un sobre de cuentas anuales, Sttok propone como firmantes a todos los miembros del órgano de administración. Si alguno no firma, la ficha recuerda que hay que indicarlo con su causa. Lo exige el artículo 253.2 de la Ley de Sociedades de Capital. El historial deja constancia de cada envío, recordatorio y firma.
Preguntas frecuentes
¿En qué planes está incluida la firma electrónica? En los planes Avanzado y Pro. El plan Básico no la incluye. Consulta los precios.
¿Qué queda guardado de cada firma? El historial del sobre registra con su fecha el envío, cada apertura, cada firma, los recordatorios, las ampliaciones de plazo y el cierre. La ficha muestra también la huella SHA-256 del documento.
¿Puede firmar alguien de fuera de la sociedad? Sí. Un firmante puede ser una contraparte, como el arrendador de un contrato. Se añade con su papel y su correo.
¿Qué pasa con las firmas recibidas si cancelo un sobre? Dejan de valer para ese sobre. La cancelación pide un motivo, que queda en el historial.
¿Se puede descargar el documento firmado? Sí. Cuando el sobre está completado, la ficha ofrece Descargar firmado, con el certificado de firma.
¿Sirve en Latinoamérica? Las actas de la asamblea general de accionistas y de la junta directiva o el directorio se envían a firma igual. La plataforma se adapta a la denominación de cada país; la adecuación a la normativa de cada país se valora caso por caso.
Sttok en cifras
Más de 250 clientes gestionan más de 500 sociedades con Sttok, una media de dos por cliente que refleja el perfil de grupo. Gestionan más de 250.000 socios y accionistas. La puesta en marcha lleva unas horas por sociedad.
Solicita una demo o consulta los precios. La firma electrónica forma parte del módulo de juntas y consejos.