Comunicaciones a socios y consejeros
Sttok envía por correo las comunicaciones de la sociedad a sus socios, beneficiarios, acreedores y miembros del órgano de administración. Los destinatarios salen del propio registro, sin listas aparte. Cada envío queda en un historial con el resultado de entrega de cada correo y un certificado de envío numerado.
A quién se escribe y qué se registra
| Destinatarios | Cómo se eligen | Qué queda registrado |
|---|---|---|
| Accionistas | Uno a uno o por categoría de socio | Entrega de cada correo: entregado, enviado o fallido, con el motivo |
| Beneficiarios | Uno a uno o por plan de incentivos | El asunto, el texto y los adjuntos tal como salieron |
| Acreedores | Uno a uno o por nota convertible | La fecha y la hora del envío y el remitente |
| Órgano de administración | Uno a uno o por condición del consejero | El certificado de envío con su número |
Cómo se hace
- En Comunicaciones se pulsa Nueva comunicación y se elige el colectivo: accionistas, beneficiarios, acreedores u órgano de administración.
- Se añaden los destinatarios uno a uno o por categoría. Al elegir una categoría, entran todos los suyos, y una persona que esté en las dos recibe un solo correo.
- Se escriben el asunto y el mensaje, y se añaden los adjuntos. La firma configurada en Remitente se añade sola al final.
- Se pulsa Enviar. El correo sale desde la dirección de la sociedad en Sttok, con un certificado de envío y entrega.
- La comunicación aparece en el historial con su estado: enviada, con fallos o fallida. Su ficha muestra el mensaje, los adjuntos, el certificado y la entrega a cada destinatario.
Hay que convocar la junta y saber que llegó a todos
La convocatoria sale a todos los accionistas con el orden del día adjunto. En la ficha del envío, la tabla de destinatarios pone primero a quien no ha recibido el correo. Cada fallo indica el motivo, por ejemplo que el buzón está lleno o que la dirección no existe.
El botón de reenvío manda el mismo mensaje y los mismos adjuntos solo a quien se marque. Las direcciones que no existen aparecen sin marcar, con el aviso de corregir antes el correo. Cada reenvío queda anotado en la fila del destinatario con su fecha. Si la junta es telemática, la guía de la junta general telemática explica qué debe decir la convocatoria.
Un socio dice que nunca recibió la comunicación
El certificado de envío lo resuelve. Recoge el remitente, la fecha y la hora, el asunto, el texto, los adjuntos y el resultado de entrega de cada destinatario. Se abre desde el icono de cada fila del historial o desde la ficha, y se imprime.
El certificado tiene un número propio y lo emite Sttok a partir de sus registros electrónicos del envío.
La sociedad quiere escribir con su propio nombre
En Remitente se configura el alias de correo, el nombre que ve el destinatario y, si se quiere, otro correo para las respuestas. También se configura la firma: nombre, cargo, logo, sitio web, teléfono, dirección y pie legal. Una vista previa muestra cómo se verá, y se puede enviar un correo de prueba antes de guardar.
Preguntas frecuentes
¿Tengo que mantener una lista de correos aparte? No. Los destinatarios y sus correos salen del registro de la sociedad. Se toman del libro de socios, los planes de incentivos, los acreedores y el órgano de administración.
¿Puedo escribir solo a los beneficiarios de un plan? Sí. En beneficiarios se filtra por plan, y en accionistas por categoría de socio. Al elegir uno entran todas las personas que agrupa.
¿Qué significa «con fallos»? Que al menos un destinatario no ha recibido el correo. La ficha dice quién y por qué, y permite reenviárselo.
¿Las respuestas de los socios llegan a Sttok? Llegan al correo de respuesta que la sociedad configure en Remitente.
¿Se pueden adjuntar documentos? Sí. Los adjuntos salen con el correo y quedan recogidos en el certificado de envío.
¿Sirve en Latinoamérica? Las comunicaciones a los accionistas del libro de accionistas y a la junta directiva o el directorio funcionan igual. La plataforma se adapta a la denominación de cada país; la adecuación a la normativa de cada país se valora caso por caso.
Sttok en cifras
Más de 250 clientes gestionan más de 500 sociedades con Sttok, una media de dos por cliente que refleja el perfil de grupo. Gestionan más de 250.000 socios y accionistas. La puesta en marcha lleva unas horas por sociedad.
Solicita una demo o consulta los precios. Las comunicaciones forman parte del libro de socios; cada socio consulta además su información en el portal del accionista.