Convocatoria de la junta general: vista previa, envío y recordatorios
Sttok envía la convocatoria de la junta general a cada socio por correo individual. Antes del envío, la vista previa muestra el correo exacto de un socio concreto, con su nombre, sus acciones y su porcentaje. Después, los recordatorios se dirigen a quien todavía no ha confirmado, delegado o votado.
Qué hace el correo según los estatutos
El medio de convocatoria no se elige en cada junta. Sale de la configuración de la sociedad, y la pantalla dice si el correo de Sttok es la convocatoria o un aviso.
| Medio de convocatoria de la sociedad | Qué es el correo de Sttok | Qué queda por hacer |
|---|---|---|
| Comunicación individual por correo electrónico, prevista en los estatutos | La convocatoria | Nada más: el envío queda registrado en el expediente |
| Anuncio en la web corporativa | Un aviso al socio | Publicar el anuncio en la web y mantenerlo accesible hasta la junta |
| Correo certificado con acuse de recibo, previsto en los estatutos | Un aviso al socio | Enviar la convocatoria por correo certificado a cada socio |
| Anuncio de sociedad cotizada | Un aviso al accionista | Publicar el anuncio en los medios que exige su régimen |
Cómo se envía
- Se abre la convocatoria desde la ficha de la junta o al terminar de preparar la junta. La cabecera indica «Sin enviar» y el plazo que queda para publicarla.
- Se revisan el remitente, la dirección de respuesta, el asunto y el mensaje. Las variables, como
{{accionista}}o{{pct}}, se sustituyen con los datos de cada socio. - En Lo que va a recibir se elige un socio en Ver como y se mira el correo en Móvil o Escritorio. Las pestañas PDF y Portal muestran el anuncio y lo que el socio verá al entrar.
- Se pulsa Revisar y enviar. El resumen da el número de correos, el capital al que llegan, los adjuntos y la antelación, y marca lo que impide enviar.
- Se marca «He revisado el correo tal y como lo va a recibir un accionista» y se pulsa Enviar la convocatoria. El envío queda registrado y la pantalla pasa a solo lectura.
La documentación viaja adjunta o queda en el portal
El bloque Documentación separa lo que va adjunto al correo de lo que queda solo en el portal del socio. Lo adjunto se puede alegar como entregado con la convocatoria. Lo que está en el portal queda a disposición del socio, y la pantalla lo dice.
Cada documento se puede pasar de un lado a otro o quitar. Si un punto del orden del día lo exige, Sttok avisa de que sin él la convocatoria no se podrá enviar. Cuando los adjuntos superan 10 MB, la pantalla avisa del riesgo de rebote.
Un socio rebotó en la convocatoria anterior
El bloque Destinatarios cuenta los socios con dirección válida, los que no tienen correo y los que ya rebotaron en otra junta de la sociedad. Nombra a estos últimos para corregir la dirección antes de enviar. Quien no tiene correo queda fuera, y el resumen del envío lo dice con su nombre.
Después del envío, la pestaña Convocatoria de la ficha de la junta muestra cada comunicación con los correos enviados, entregados, abiertos y rebotados. «Entregado» acredita la entrega al servidor de correo del destinatario, no la lectura.
A dos semanas de la junta faltan socios por responder
Los recordatorios se planifican en una línea de tiempo entre la convocatoria y la junta. Cada uno se dirige a un grupo: todos, los que no han abierto la convocatoria, los pendientes o los que no han votado. Sttok indica cuántos serían hoy y recalcula el grupo el día del envío.
Un recordatorio se puede pausar y reanudar. La pantalla avisa si dos caen el mismo día, si uno cae después de la junta o si un socio recibiría más de cuatro correos. La vista Qué recibirá cada accionista lista los correos que le llegarán a una persona concreta.
Preguntas frecuentes
¿Cómo debe convocarse la junta general? Por anuncio en la web de la sociedad (artículo 173 de la Ley de Sociedades de Capital). Si los estatutos lo prevén, por comunicación individual y escrita a cada socio.
¿Se puede corregir una convocatoria ya enviada? No desde la misma pantalla. Una vez enviada queda en lectura con lo que se mandó, y un cambio exige una comunicación nueva.
¿Qué impide enviar la convocatoria? Una antelación inferior al mínimo, la falta del acuerdo del consejo que convoca o la falta de un documento obligatorio. El resumen lo nombra y ofrece Resolver lo que falta.
¿Recibe la convocatoria la autocartera? No. El bloque Destinatarios cuenta a los socios con derecho a voto e indica que la autocartera no recibe convocatoria.
¿Los recordatorios salen antes que la convocatoria? No. Los recordatorios cuelgan de la convocatoria publicada, y Sttok avisa si alguno está programado antes de ella. La guía de la convocatoria de la junta general repasa los plazos.
¿Sirve para convocar una asamblea en Latinoamérica? La plataforma se adapta a la denominación de cada país, como asamblea general de accionistas. La adecuación a la normativa de cada país se valora caso por caso.
Sttok en cifras
Más de 250 clientes gestionan más de 500 sociedades con Sttok, una media de dos por cliente que refleja el perfil de grupo. Gestionan más de 250.000 socios y accionistas. La puesta en marcha lleva unas horas por sociedad.
Solicita una demo o consulta los precios. La convocatoria forma parte de juntas y consejos.