Software para el consejo de administración: convocatoria, acta y certificación
Sttok lleva el consejo de administración de principio a fin. Convoca en cuatro pasos y, si se quiere, envía la convocatoria por correo con la cita de calendario. Cada consejo tiene una ficha con el orden del día, la asistencia, el quórum, el acta y la certificación de acuerdos. Los cargos, sus vigencias y los comités viven en la ficha del órgano.
Lo que cubre
| Pantalla | Qué contiene |
|---|---|
| Consejos | La lista de consejos con fecha, asistencia, acuerdos y estado, y el calendario de los próximos doce meses |
| Convocar un consejo | Un asistente de cuatro pasos: cuándo, orden del día, convocados y revisión |
| Ficha del consejo | Datos, orden del día, asistencia y quórum, convocatoria, acta y certificado, documentos para consejeros |
| Órgano | La composición con el cargo y la vigencia de cada consejero, el régimen de funcionamiento, la delegación de facultades, los apoderados y el auditor |
| Comités | Cada comisión con sus miembros, quién la preside, sus reuniones y su documentación |
Cómo se convoca
- Cuándo. Se elige uno de los consejos previstos en el calendario, con lo que cada consejero contestó a la reserva de fecha. Se marca si es ordinario o extraordinario y si es presencial, en remoto o mixto.
- Orden del día. Se importa el de un consejo anterior: se copian los puntos, quién los presenta y el tiempo de cada uno. Cada punto se marca para debatir o para acordar, y se indica qué documentación falta por adjuntar.
- Convocados. Sttok lista a los consejeros y a los invitados, y avisa si alguno no tiene correo. Se decide si se adjunta la documentación ya disponible y si sale un recordatorio el día anterior.
- Revisión. Se ve la convocatoria tal como llegará y se puede enviar una prueba. El envío por correo es opcional: al pulsar Enviar la convocatoria, sale el correo con la cita de calendario en formato .ics. Si la sociedad convoca por otro medio, el consejo queda igualmente registrado en Sttok.
Antes de enviar, un panel lateral revisa la antelación, el orden del día vacío, los puntos sin documentación y los convocados sin correo. Lo que bloquea el envío se distingue de lo que solo pide atención.
El consejo se reúne cada trimestre
Las fechas del año se planifican en la pantalla de consejos y se envían a los calendarios de los consejeros como reserva. Cada consejero acepta o rechaza desde su propio calendario, y Sttok recoge la respuesta. Si alguien no puede asistir, aparece un aviso con un enlace para revisar la fecha.
Al convocar, la cita que ya tenían se mueve en su calendario. No aparece una segunda. El archivo .ics lo abren Google Calendar, Outlook y Apple Calendar.
El secretario cierra el acta de la sesión
La ficha del consejo cambia según su estado: borrador, convocado, pendiente de firma o finalizado. Tras la sesión recoge la asistencia, comprueba el quórum en personas y lista los acuerdos aprobados.
El bloque de acta sigue el recorrido del documento: redactada, firmada por la mesa, elevada a público e inscrita. Si los acuerdos no son inscribibles, los dos últimos pasos aparecen como no procede. La certificación de acuerdos se expide cuando el acta está firmada. Las actas firmadas pasan al libro de actas.
Un consejero entra a consultar la documentación
La ficha tiene una vista de consejero. En ella desaparecen las acciones de edición y los consejos en borrador. El consejero ve el orden del día, la convocatoria, el acta y los documentos que la secretaría ha repartido para la sesión.
Un cargo está a punto de caducar
La tabla de composición muestra la vigencia de cada consejero y cuándo caduca su cargo. El bloque Requiere atención reúne lo que vence, ordenado por fecha. Desde la misma ficha se nombra un cargo nuevo y se consulta el histórico de cargos.
Preguntas frecuentes
¿Sttok pone el enlace de la videollamada? No. La cita de calendario no lleva enlace de Meet ni de Teams. Si el consejo es en remoto, la sociedad usa su herramienta de videollamada habitual.
¿Se puede celebrar un consejo por escrito y sin sesión? Sí, si los estatutos lo permiten aparece como tipo de consejo en el primer paso. En la sociedad anónima solo es posible si ningún consejero se opone a ese procedimiento (artículo 248.2 de la Ley de Sociedades de Capital). En la limitada, depende de lo que digan los estatutos (artículo 245.1).
¿Qué pasa si la sociedad tiene administrador único? La sección no muestra consejos ni comités. La ficha del órgano describe quién obliga a la sociedad y con qué firma, y sus decisiones se registran ahí.
¿Se firman las actas dentro de la plataforma? Con la firma electrónica integrada, incluida en los planes Avanzado y Pro, la mesa firma el acta en Sttok. La ficha registra la fecha de la firma.
¿Sttok gestiona las comisiones del consejo? Sí. La pantalla de comités muestra cada comisión con sus miembros, quién la preside, cuántas veces se ha reunido y su documentación.
¿Sirve para una junta directiva o un directorio en Latinoamérica? La plataforma se adapta a la denominación de cada país, como junta directiva o directorio. La adecuación a la normativa de cada país se valora caso por caso.
Sttok en cifras
Más de 250 clientes gestionan más de 500 sociedades con Sttok, una media de dos por cliente que refleja el perfil de grupo. Gestionan más de 250.000 socios y accionistas. La puesta en marcha lleva unas horas por sociedad.
Solicita una demo o consulta los precios. El consejo forma parte de juntas y consejos, y la secretaría del consejo explica cómo lo usan los secretarios.