Documentación societaria ordenada por sociedad
Sttok reúne los documentos de cada sociedad en un repositorio con carpetas fijas: escrituras, actas y certificaciones, reuniones, poderes, nombramientos, cuentas anuales, estatutos y pactos. Las carpetas se llenan solas con lo que generan las juntas, los consejos y las operaciones. Lo que falta por aportar se cuenta arriba, y cada socio tiene sus documentos en su ficha.
Qué carpetas tiene
| Carpeta | Qué contiene | De dónde llega |
|---|---|---|
| Escrituras | Constitución, ampliaciones, compraventas y demás escrituras | De las operaciones y de lo que se sube |
| Actas y certificaciones | Actas de junta y de consejo, certificados de acuerdos | De las juntas y los consejos |
| Reuniones | Convocatorias y documentación de cada reunión | De las juntas y los consejos |
| Poderes | Escrituras de poder | Del registro de apoderados |
| Nombramientos | Aceptaciones e inscripciones de cargos | Del registro de cargos |
| Cuentas anuales | Cuentas y justificantes de depósito | Del calendario de la sociedad |
| Estatutos y pactos | Estatutos vigentes, pactos de socios y protocolos | De las reglas de la sociedad |
| Planes de incentivos | Planes, cartas y contratos | Del módulo de incentivos |
| Certificados | Certificados de titularidad y de valor emitidos | Del libro de socios |
| Socios y cargas | Documentos de transmisiones, prendas y usufructos | De la ficha de cada socio |
Además de estas carpetas, se crean carpetas propias para juntar documentos de varias. Un documento puede estar en varias carpetas sin moverse de la suya.
Cómo se usa
- La pantalla Documentos abre con cuatro cifras: documentos totales, por aportar, sin firmar y la fecha del último.
- Cada carpeta del registro dice cuántos documentos tiene y la fecha del último. Las vacías aparecen con borde discontinuo.
- «Subir documento» añade un archivo, que se clasifica en su carpeta. «Crear» genera un documento desde una plantilla.
- La lista de recientes enseña lo último que ha entrado, venga de un módulo o subido a mano, con su origen.
- Los libros de actas legalizados y la papelera tienen su acceso al pie.
Falta un documento en el expediente de una operación
Cada operación sabe qué documentos necesita: la escritura de una ampliación, el justificante del desembolso, la carta de aceptación de un cargo. Si falta alguno, cuenta en la cifra «Por aportar» y el filtro lo muestra con su consecuencia. Los opcionales se distinguen de los obligatorios.
Un socio pide su certificado
La ficha de cada socio tiene una pestaña Documentos. Arriba están los certificados que la sociedad puede emitir para él: de valor, de titularidad, de IRPF y de patrimonio, con la fecha del último emitido. Debajo, los ya emitidos y los adjuntados a mano, cada uno con su visibilidad para el socio.
Los certificados se generan con los datos del día. Se explican en certificados de titularidad y de valor.
Preguntas frecuentes
¿Hay que subir a mano las actas y las convocatorias? No. Las que genera Sttok entran solas en su carpeta. Solo se suben los documentos que vienen de fuera, como una escritura firmada ante notario.
¿Qué ve el socio de sus documentos? Los que la sociedad marca como visibles. Los adjuntos internos solo los ven los administradores.
¿Dónde se ven los documentos pendientes de firma? La cifra «Sin firmar» los cuenta. La firma se gestiona en los sobres de firma electrónica.
¿Se puede recuperar un documento borrado? Sí. Los documentos eliminados pasan a la papelera, desde donde se restauran.
¿Cómo se ordena la documentación de un grupo? Cada sociedad tiene su repositorio. Los permisos por sociedad deciden quién ve los documentos de cada una.
¿Sirve en Latinoamérica? Sí. Las carpetas se adaptan a la denominación de cada país, como asamblea general de accionistas o directorio. La adecuación a la normativa de cada país se valora caso por caso.
Sttok en cifras
Más de 250 clientes gestionan más de 500 sociedades con Sttok, una media de dos por cliente que refleja el perfil de grupo. Gestionan más de 250.000 socios y accionistas. La puesta en marcha lleva unas horas por sociedad.
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