Gestión del libro de socios en entidades con miles de socios
Sttok gestiona el registro de socios, la convocatoria y el desarrollo de la asamblea general, y la votación en entidades con cientos o miles de socios: mutuas, cooperativas, sociedades con base social amplia y empresas con el capital muy repartido. La plataforma gestiona hoy más de 250.000 socios y accionistas. AXA es cliente de Sttok.
A partir de cierto volumen, el problema cambia de naturaleza
Con veinte socios, el libro es una lista. Con cinco mil, es una operación.
Convocar deja de ser mandar veinte correos y pasa a ser un proceso con plazos, acreditación y trazabilidad de cada envío. El quórum deja de calcularse a ojo. Las altas y bajas dejan de ser hechos puntuales y pasan a ser un flujo continuo. Y una parte de los socios lleva años sin actualizar sus datos, de modo que una fracción de cada convocatoria no llega a su destino.
Ninguna de estas cosas se resuelve con más personas haciendo lo mismo. Se resuelven cambiando la herramienta.
Quién tiene este problema
Mutuas y mutualidades. El mutualista es socio y asegurado a la vez. La base cambia con cada alta y cada baja de póliza, y la asamblea general se convoca sobre esa base viva.
Cooperativas. La ley exige llevar el libro registro de socios, con las aportaciones al capital social de cada uno. En cooperativas con miles de socios, las altas, las bajas y el reembolso de aportaciones son trabajo continuo.
Sociedades con capital muy repartido. Empresas que llevan décadas y donde cada sucesión ha fragmentado un poco más el accionariado, hasta llegar a cientos de titulares. Ver la solución para empresa familiar.
Entidades con socios históricos. Asociaciones, clubes y entidades donde el vínculo es antiguo y los datos de contacto lo son también.
Situaciones que resuelve
Convocar a miles de socios y poder demostrarlo
La convocatoria tiene plazos y forma, y hay que poder acreditar que se hizo bien si alguien impugna el acuerdo. Sttok gestiona el envío a la base completa y deja registro de cada comunicación.
El quórum
Con una base grande, el quórum depende de cuántos socios asisten, cuántos delegan y en quién. Sttok calcula sobre el registro real en el momento de la convocatoria, no sobre una lista exportada hace semanas.
Delegaciones de voto a escala
En entidades con muchos socios, la delegación es la vía habitual de participación. Sttok recoge las delegaciones, verifica que cumplen los límites estatutarios y las incorpora al cómputo.
Votación
Presencial, por delegación o electrónica, sobre la misma base y con un único recuento. Los resultados quedan asociados al acuerdo y al acta.
Altas y bajas continuas
El registro no es una foto. Sttok mantiene el histórico de cada alta, cada baja y cada modificación, de modo que en cualquier momento se puede reconstruir quién era socio en una fecha concreta. Es lo que hace falta cuando se revisa un acuerdo pasado.
Reconstruir un registro con miles de líneas
Muchas entidades llegan con el registro repartido entre una base de datos antigua, varias hojas de cálculo y documentación en papel. La carga del histórico forma parte del onboarding, y en bases grandes se planifica por fases.
Certificados y acreditaciones
Cuando un socio necesita acreditar su condición o su aportación, el certificado sale del registro con los datos vigentes.
Que los socios accedan por su cuenta
El portal del socio reduce el volumen de consultas individuales. Cada socio ve su posición, su histórico y la documentación que la entidad comparte, sin tener que pedirla. Ver el portal del inversor.
Asamblea general, junta general, junta directiva
Sttok gestiona el órgano con la denominación que le corresponda a cada entidad. Asamblea general en cooperativas y mutuas, junta general en sociedades de capital, y asamblea general de accionistas, junta directiva o directorio en las jurisdicciones latinoamericanas donde esa es la nomenclatura.
El producto está construido sobre derecho societario español. La cobertura normativa específica de cada país y de cada régimen sectorial se valora caso por caso.
Hoy y con Sttok
| Hoy | Con Sttok | |
|---|---|---|
| Registro de socios | Base de datos antigua más varias hojas de cálculo | Un registro único, con histórico por socio |
| Convocatoria | Envío masivo sin trazabilidad individual | Envío a la base completa con registro de cada comunicación |
| Quórum | Se calcula sobre una lista exportada | Cálculo sobre el registro vigente |
| Delegaciones | Recogida en papel y recuento manual | Recogidas, verificadas contra estatutos e incorporadas al cómputo |
| Votación | Recuento aparte según la modalidad | Un solo recuento sobre la misma base |
| Altas y bajas | Se anotan y se pierde el rastro de cuándo | Histórico con fecha, reconstruible a cualquier día |
| Consultas de socios | Llegan una a una | Portal de acceso individual |
Preguntas frecuentes
¿Hay un límite de socios? No en el planteamiento del producto. Sttok gestiona más de 250.000 socios y accionistas en total, y las entidades con bases grandes son uno de sus casos de uso. El dimensionamiento concreto se revisa en la demo.
Somos una cooperativa. ¿Sirve para el libro registro de socios que exige la ley? Sttok lleva el registro de socios con sus aportaciones al capital social, las altas, las bajas y el histórico. La adecuación al régimen cooperativo aplicable, que varía entre la ley estatal y las autonómicas, se revisa caso por caso.
¿Se puede votar electrónicamente en la asamblea? Sí. La votación electrónica convive con la presencial y con la delegada, y el recuento es único.
Tenemos los datos de contacto de muchos socios desactualizados. ¿Eso lo resuelve? La plataforma no localiza a nadie por sí sola, pero sí identifica qué comunicaciones no llegan y mantiene el registro de intentos, que es el punto de partida para depurar la base.
¿Cuánto se tarda en cargar una base de miles de socios? El onboarding habitual es de una semana. En bases grandes o con el histórico disperso se planifica por fases.
¿Los socios necesitan instalar algo? No. El acceso es por navegador.
Empezar
Más de 250 clientes gestionan más de 500 sociedades con Sttok, con más de 250.000 socios y accionistas y más de 20.000 millones de euros en capital.