Libro de actas digital: juntas y consejos por ejercicio, listo para legalizar
Sttok reúne las actas de cada órgano en un libro por ejercicio: el de la junta y, si hay consejo, el del consejo. Cada libro muestra sus actas en orden, cuáles faltan por firmar y el plazo para legalizarlo. Cuando el Registro Mercantil lo legaliza, se anota la fecha y se adjunta el justificante.
Los estados de un libro
| Estado | Qué significa | Qué muestra Sttok |
|---|---|---|
| En curso | El ejercicio no ha terminado | Hasta qué fecha sigue abierto |
| Por legalizar | El ejercicio cerró y el plazo sigue corriendo | Cuánto falta para que venza |
| Fuera de plazo | El plazo de legalización ya pasó | Cuánto hace que venció |
| Legalizado | La legalización está registrada | La fecha, el Registro Mercantil y el justificante |
Cómo funciona
- La pantalla Libros de actas tiene una fila por libro: órgano y ejercicio. Arriba, una tira de cifras cuenta los libros, los legalizados, los pendientes y las actas sin firmar.
- Al abrir un libro aparecen sus actas numeradas, con la fecha, la sesión y si el acta está firmada, sin firmar o sin redactar. Cada sesión enlaza a la junta o al consejo donde se redactó.
- Cuando el Registro legaliza el libro, se pulsa Registrar la legalización. Se indica la fecha, el Registro Mercantil y se adjunta el justificante en PDF.
- El libro pasa a Legalizado. La siguiente vez, Sttok propone el mismo Registro que la legalización anterior.
El ejercicio cerró y hay que legalizar antes de mayo
Los libros se legalizan de forma telemática dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio (artículo 18 de la Ley 14/2013, de apoyo a los emprendedores). Sttok calcula ese plazo con ejercicio natural: el libro de 2025 vence el 30 de abril de 2026. El estado cambia de Por legalizar a Fuera de plazo si la fecha pasa sin legalización registrada.
Un acta del consejo sigue sin firmar
Un libro con actas sin firmar no se puede legalizar completo. Sttok lo indica en la tira de cifras y dentro del libro, con el número de actas pendientes. La firma se hace en la sesión correspondiente: la ficha del consejo de administración o el acta de la junta.
El acta de la junta se compone con los datos de la sesión
El acta de la junta no se escribe desde cero. Los bloques de presidencia, convocatoria, asistencia, capital presente, propuestas y resultado de cada votación salen de la junta y no se editan en el acta. Se escribe solo lo que la aplicación no puede saber, como las intervenciones y los ruegos.
La pantalla del acta permite elegir la vía de aprobación, en la sesión o con interventores. Si un acuerdo da derecho de separación, lista a los socios que no votaron a favor y su porcentaje de capital. El resultado de las votaciones llega desde el voto electrónico en juntas.
Preguntas frecuentes
¿Qué libros de actas lleva Sttok? El de la junta general y, si la sociedad tiene consejo de administración, el del consejo. Con administrador único solo aparece el de la junta.
¿Sttok presenta el libro en el Registro Mercantil? No. Sttok ordena las actas y avisa del plazo. La legalización se tramita ante el Registro y después se anota en Sttok con su fecha y su justificante.
¿Cómo sé si me falta alguna acta? Cada libro indica cuántas sesiones no tienen acta y cuántas actas están sin firmar. La tira de cifras de la pantalla suma las actas sin firmar de todos los libros.
¿Qué pasa con un acta notarial? Si la junta tiene acta notarial, la levanta el notario y Sttok no ofrece editor. La pantalla del acta lo indica en lugar de mostrar el borrador.
¿Se puede descargar el acta? Sí. Un acta firmada se descarga desde su pantalla con el botón Descargar el acta.
¿Sirve en Latinoamérica? La plataforma se adapta a la denominación de cada país, como el libro de actas de la asamblea general de accionistas o de la junta directiva. La adecuación a la normativa de cada país se valora caso por caso.
Sttok en cifras
Más de 250 clientes gestionan más de 500 sociedades con Sttok, una media de dos por cliente que refleja el perfil de grupo. Gestionan más de 250.000 socios y accionistas. La puesta en marcha lleva unas horas por sociedad.
Solicita una demo o consulta los precios. El libro de actas forma parte de juntas y consejos.