Permisos por sociedad en un grupo de sociedades
En Sttok cada sociedad tiene su propia lista de usuarios. Un administrador entra con acceso completo o limitado a las secciones que se marquen, como Socios o Juntas. Quien trabaja en varias sociedades ve solo las suyas, y en cada una lo que permite su papel: administrador, consejero, socio, beneficiario o consulta.
Los niveles de acceso
| Acceso | Qué puede hacer | Para quién suele ser |
|---|---|---|
| Completo | Ve y cambia todo en la sociedad, incluida su configuración y sus usuarios | La dirección jurídica, la secretaría del consejo, el despacho que lleva la sociedad |
| Limitado | Entra solo en las secciones marcadas, por ejemplo Socios, Transacciones y Documentos | Un gestor que lleva el libro, un asesor que prepara las juntas |
| Consulta | Ve los datos de la sociedad sin tareas que hacer en ella | Auditores y observadores |
Las secciones que se pueden asignar son diez: Socios, Portafolio, Transacciones, Juntas, Gobernanza, Planes de incentivos, Firmas, Documentos, Comunicaciones y Configuración.
Cómo se da acceso
- En la sociedad se abre Configuración y la pestaña Usuarios. Arriba aparecen las cifras: administradores, cuántos tienen acceso completo, invitaciones sin aceptar y quién lleva tres meses sin entrar.
- Se pulsa «+ Añadir administrador» y se escribe el correo. Si esa persona ya es administradora de la sociedad, el formulario lo avisa.
- Se elige el nivel de acceso. Con «Limitado a algunas secciones» se marcan las secciones a las que entra.
- Con «Enviar la invitación» le llega un correo para entrar en esa sociedad. Hasta que acepta, su fila indica «invitación sin aceptar».
- Desde el menú de cada fila se cambia el acceso, se reenvía la invitación o se quita el acceso.
La filial tiene su propio equipo
Un grupo suele tener personas distintas en cada sociedad. El gestor de una filial no necesita entrar en la matriz. Como los usuarios se definen en la configuración de cada sociedad, invitarle a la filial no le abre ninguna otra.
Al entrar, cada persona ve en la portada multisociedad solo las sociedades en las que tiene acceso. Si su papel cambia de una a otra, cada fila indica el suyo: administra en una, es consejero en otra y socio en una tercera. Con más de seis sociedades, el listado se puede agrupar por papel.
Un socio o un consejero no ve lo mismo que el administrador
Un socio o un beneficiario no ve la valoración de la sociedad. Si no tiene otro papel, su listado no incluye esa columna. El consejero sí la ve. El socio entra a su posición desde el portal del accionista y el consejero a sus consejos desde la vista del consejero.
Quien solo tiene acceso de consulta, como un auditor, ve los datos de la sociedad. No le aparece el bloque de tareas pendientes, porque no tiene nada que hacer en ella.
Un abogado externo deja de llevar la sociedad
Se abre su fila y se pulsa «Quitar el acceso». Sttok confirma que dejará de poder entrar en esa sociedad. Lo que hizo en ella se conserva, y para que vuelva hay que invitarle otra vez.
Nadie cambia su propio acceso, porque lo cambia otro administrador. Tampoco se puede quitar el acceso completo al último que lo tiene, porque la sociedad se quedaría sin nadie que la gestione. La cifra «Sin entrar en 3 meses» señala los accesos que nadie usa y que conviene revisar.
Preguntas frecuentes
¿Una persona puede tener acceso completo en una sociedad y limitado en otra? Sí. El nivel de acceso se define en cada sociedad, así que la misma persona puede tener uno distinto en cada una.
¿Qué pasa con lo que hizo un usuario al que se le quita el acceso? Se conserva. Quitar el acceso solo impide que vuelva a entrar en esa sociedad.
¿Se puede saber quién no ha aceptado la invitación? Sí. Su último acceso aparece como «Nunca» con la nota «invitación sin aceptar», y desde su fila se puede reenviar.
¿El socio ve la valoración de la sociedad? No. Socios y beneficiarios no ven la valoración. Los administradores, los consejeros y quien tiene acceso de consulta sí.
¿Dónde se explica la seguridad de la plataforma? En la política de seguridad. Sttok tiene la certificación ISO 27001 y trata los datos conforme al RGPD.
¿Sirve para un grupo con sociedades en Latinoamérica? Sí. La plataforma se adapta a la denominación de cada país, como junta directiva, directorio o libro de accionistas. La adecuación a la normativa de cada país se valora caso por caso.
Sttok en cifras
Más de 250 clientes gestionan más de 500 sociedades con Sttok, una media de dos por cliente que refleja el perfil de grupo. Gestionan más de 250.000 socios y accionistas. La puesta en marcha lleva unas horas por sociedad.
Solicita una demo o consulta los precios. Los permisos por sociedad forman parte de la solución para grupos de sociedades y alcanzan también a juntas y consejos.